Mes outils favoris pour gérer mon activité en ligne
Je reçois pas mal de messages sur les outils que j’utilise au quotidien, de manière générale, mais aussi pour me demander comment je fais telle ou telle chose. J’ai essayé de lister, de manière la plus exhaustive possible, tous les outils que j’utilise au sein de mon activité en ligne, pour vous en parler aujourd’hui, et vous dire comment je m’en sers !
Avant de rentrer dans le vif du sujet, je voulais vous partager le groupe Facebook que j’ai créé qui s’appelle : Les meilleurs outils et formations pour les entrepreneurs du bien-être. Le but est justement de faire des recommandations d’outils ou de formations que vous utilisez et que vous adorez ! N’hésitez pas à vous aussi, à partager vos recommandations pour aider un maximum de personnes !
3 outils pour mieux s’organiser et gagner en productivité dans votre activité en ligne
Notion
Le premier outil dont je vais vous parler ne sera probablement pas une surprise pour vous… On en entend parler partout : il s’agit bien sûr de Notion !
C’est un outil d’organisation que j’aime comparer à un bullet journal digital. On part d’un espace vierge, et c’est à nous de construire sur mesure notre outil d’organisation selon nos besoins, avec du texte, des images par exemple.
Le plus : les bases de données qui sont des tableaux dans lesquels on peut rentrer des informations (listes, projets, fiches clients…). Elles sont hyper personnalisables. On peut y mettre des colonnes à cocher, des étiquettes à sélectionner, des dates, des liens, etc.
On peut aussi visionner ce tableau avec plusieurs vues et faire communiquer les différentes bases de données entre elles. Un must pour gagner du temps et éviter de recopier les mêmes informations à différents endroits !
Si vous ne connaissez pas Notion, tout ce que je vous dis là peut vous paraître assez abstrait, et c’est normal ! Bien que génial, c’est un outil qui peut prendre un peu de temps à prendre en main. Je vous invite à découvrir la chaîne Little Cookie de Laura, elle y partage de nombreuses vidéos explicatives pour mieux comprendre cet incroyable outil ! Vous pouvez faire appel à elle pour optimiser votre espace Notion, je ne peux que vous la recommander 💖
Comment je m’en sers dans mon organisation ?
- Ma master to-do list : en lien avec tous mes projets, sous forme de tableau avec des tâches spécifiques et des objectifs précis
- Archiver les informations concernant mon entreprise : templates de mails, process, planning…
- Gérer l’ensemble de ma communication digitale : création de mes contenus, idées, ressources, etc.
Google Agenda
Depuis un moment maintenant, j’utilise tout simplement Google Agenda qui est synchronisé sur l’outil Calendrier de mon Mac, et j’adooore ! Sur ce calendrier, j’ai plusieurs catégories :
- Bleu clair pour mes rendez-vous clients
- Vert pour tous les blocs de temps pro
- Rose pour tous les blocs de temps perso
- Jaune pour les vacances
Je prends toujours mon calendrier en vue “semaine”. Ce qui me permet d’avoir une vue d’ensemble sur les différentes heures de mes journées sur 7 jours.
Mes rendez-vous clients en bleu arrivent directement sur mon calendrier en fonction des prises des séances réservées. Ensuite, je crée mon organisation autour en intégrant les autres blocs de temps (création de contenu, suivi coaching, moment off, etc.).
Contrairement à l’agenda papier, que j’ai très longtemps utilisé et que j’adore, j’ai aujourd’hui besoin de plus de souplesse ! Sur Google Agenda c’est très visuel aussi, et je peux facile bouger un bloc d’un jour à l’autre. C’est très modulable !
Calendly
Un autre outil que j’utilise et qui fonctionne extrêmement bien en symbiose avec mon Google Agenda, c’est Calendly !
C’est un agenda en ligne qui est révolutionnaire, je trouve ! Tout d’abord parce qu’on peut faire beaucoup de choses avec la version gratuite. La version payante est très accessible (entre 8 et 15 € par mois selon la formule souhaitée) et propose tellement de fonctionnalités !
On peut créer un calendrier avec ses plages d’ouvertures. Ce qui est chouette, c’est qu’on peut en créer plusieurs si vous souhaitez proposer différents créneaux selon vos prestations. C’était mon cas quand j’avais des créneaux pour des RDV au cabinet et des créneaux pour des RDV en visio par exemple.
Là où Calendly est devenu magique pour moi, c’est que j’ai pu le lier à mon Google Agenda. Ce qui fait que quand on prend rendez-vous sur Calendly, il apparait tout seul dans mon agenda. En fonction de tout ce qui est prévu sur mon agenda, ce sera pris en compte sur Calendly pour proposer mes disponibilités au niveau de la prise de rendez-vous.
Vous pouvez par exemple intégrer directement :
- Le paiement en CB à la réservation
- Des questions personnalisées à poser à votre client au moment de sa réservation
- Un lien Zoom de manière automatique
- Envoyer une série de mails automatiques
Bien gérer ses finances pour développer son business en ligne avec les outils Stripe et Henrri
Stripe
Sur Calendly, je vous disais que j’avais intégré directement le paiement de mes prestations à la prise de rendez-vous. Cette fonctionnalité est rendue possible par Stripe.
C’est un outil qui permet les paiements en ligne de manière sécurisée. Un peu comme le fait PayPal, mais les commissions prises par Stripe sont bien moins élevées.
Donc quand vous me payez une séance d’EFT, un atelier, ou un replay sur Podia, l’argent transite par Stripe. Après déduction de la commission, il est ensuite reversé toutes les semaines sur mon compte en banque. J’utilise aussi Stripe pour générer des liens de paiement quand mes prestations ne passent pas forcément par une plateforme.
Excel
Concernant la gestion de mes finances, cette fois-ci, j’utilise un bon vieux tableau Excel ! J’ai un tableau hyper complet et clair pour moi :
Une colonne par mois de l’année et plusieurs catégories dans les lignes (argent entrant et sortant)
Un onglet par mois qui représente mon livre des recettes
Là encore, c’est très visuel ! J’utilise un code couleur pour suivre si telle prestation est payée ou non, comme ça je vois bien si j’ai parfois des clientes à relancer. J’y note aussi le numéro de facture associée au paiement.
Henrri
Pour ma facturation, j’utilise l’outil en ligne gratuit Henrri. Cela me permet de faire des devis et des factures très facilement sous format PDF. Il est très pratique et je le recommande vraiment si vous ne voulez pas faire ça à la main !
Voilà pour tous les outils que j’utilise dans la partie back-office de mon activité en ligne ! J’essaye de ne pas avoir trop d’outils, mais uniquement ceux dont j’ai réellement besoin pour me faire gagner du temps et me faciliter les choses !
Les outils indispensables pour créer ses offres et bien communiquer
Zoom
Un grand classique ! Il me permet de faire toutes mes visioconférences. Il existe une version gratuite, mais la payante permet de ne pas être limité dans le temps.
C’est pratique, tout le monde sait s’en servir et je trouve mieux que Google Meet. Comme c’est lié à mon Calendly, mes réunions sont automatiquement générées. Je peux créer des liens permanents pour utiliser toujours le même avec mes coachées au cours de nos accompagnements, c’est top !
J’aime aussi le fait qu’on puisse enregistrer facilement pour partager un replay de masterclass ou d’atelier par exemple.
Google Forms
Je m’en sers surtout pour interroger mon audience, sur une offre à venir, pour connaître leurs besoins par exemple. Mais aussi pour :
- Récolter des retours et des avis après une prestation
- Créer un questionnaire de prise de contact à remplir avant mes séances découvertes
- Apprendre à connaître mes coachées avant de les rencontrer en visio
Ce formulaire est par exemple envoyé automatiquement par Calendly dans le mail de confirmation et de rappel. Je n’ai pas besoin de m’en occuper ! J’ai juste à aller consulter les réponses avant notre rendez-vous !
Mailerlite
Je vous parle très souvent de cet outil d’emailing et pour cause… Mailerlite m’a permis de donner vie à mes ambitions en ligne très facilement !
Parce que oui, c’est un outil de création de contenu qui permet d’envoyer des newsletters, de créer une liste e-mails.
Mais ce n’est pas tout ! Vous pouvez concevoir des pages de ventes, des formulaires, créer une séquence mail pour votre freebie ou vos offres… Bref, tout ce dont vous avez besoin pour développer votre activité en ligne !
Je suis persuadée qu’il peut être la clé pour vous permettre de passer votre activité à un autre niveau en toute simplicité. J’ai comme projet de vous proposer une formation sur l’utilisation de MailerLite et tous ses secrets pour le mettre au service de vos activités et de vos ambitions !
WordPress / Elementor
Quand j’ai lancé mon activité, il était impératif que mon site soit prêt. Je sais que vous êtes beaucoup à penser pareil ! Avec du recul, ce n’est clairement pas la priorité ou ce qu’il y a de plus indispensable !
J’ai réalisé mon site toute seule avec WordPress et le constructeur de pages Elementor. Je n’ai pas la prétention de dire que ce que j’ai fait est parfait : loiiin de là ! Mais pour le moment, il me suffit amplement.
L’outil est facile à utiliser, mais cela représente plusieurs jours pour le créer de A à Z ! Il existe de nombreux tutoriels pour vous aider. Vous pouvez également faire appel à un webdesigner pour un rendu encore plus professionnel !
Billet Web et Podia
Pour certaines de mes offres et pour l’organisation de mes ateliers en ligne, j’utilise 2 autres outils : BilletWeb et Podia.
Le premier est une billetterie en ligne où l’on peut créer des évènements (en réel ou en ligne) avec une sorte de page de vente / de présentation de l’évènement. On peut programmer les tarifs, le nombre de places par exemple.
J’ai choisi cette billetterie parce qu’elle est très simple d’utilisation, et en comparant avec d’autres, c’est celle qui semble offrir les frais de commissions les moins élevés !
Le second est une plateforme payante qui permet d’héberger une formation en ligne avec des supports écrits, vidéos, replays, etc. À l’avenir, je pense me tourner à 100 % vers Podia pour tout centraliser et lier l’outil à Mailerlite pour automatiser certaines tâches et gagner du temps ! Il faut compter entre 35 à 40 € par mois selon la valeur du Dollar, ça m’a l’air très bien ! Mais je suis encore en train de découvrir l’outil donc je ne peux pas vous en dire plus !
7 outils pour améliorer la création de ses contenus
canva
L’outil chouchou de beaucoup d’entrepreneures !
Je crée tous mes visuels sur Canva (Instagram, supports, miniatures, couvertures, etc.).
Le seul risque, c’est d’y passer des heures et des heures… Surtout quand on est perfectionniste ! Dans mon cas, c’était vraiment le cas au début, et aujourd’hui de moins en moins !
Tout simplement parce que j’ai mon identité visuelle que je réutilise tout le temps dans mes différents templates de posts ou de reels. J’ai opté pour la version payante afin d’avoir accès à toutes les fonctionnalités.
CapCut
J’utilise l’application gratuite CapCut pour sous-titrer mes stories sans y passer des heures. Une fois, votre story tournée, il suffit de l’importer sur CapCut et de générer les sous-titres automatiques. Une fois que c’est fait, vous pouvez publier votre story sur votre compte Instagram. Simple, efficace et rapide, un outil comme je les aime !
Meta business Suite
Je ne suis pas la meilleure en termes de régularité, de création de contenu. Quand je le suis, il m’arrive parfois de programmer des posts à l’avance pour être tranquille. Je passe par la Meta Business Suite, un outil gratuit et plutôt intuitif.
C’est pratique, on peut dissocier le texte qu’on met sur Instagram de celui qui sera sur Facebook. Pratique pour mettre des liens sur Facebook et des hashtags sur Instagram par exemple.
Imovie
Pour ma chaîne YouTube, j’ai besoin de faire pas mal de montage. J’utilise Imovie, un logiciel gratuit disponible sous iOS. Très simple et pas très poussé, mais pour ce que j’en fais, ça me suffit largement !
Anchor et Audacity
Pour mon podcast Osez rêver grand, ça m’a demandé de me familiariser avec de nouveaux outils comme :
- Anchor qui est la plateforme qui héberge mon podcast. Je publie un épisode, et l’outil s’occupe de le diffuser sur toutes les plateformes d’écoute ! C’est un outil gratuit, très simple d’utilisation encore une fois, avec un accès aux statistiques pour suivre votre évolution.
- Audacity pour enregistrer mes épisodes et faire le montage. Gratuit et facile à utiliser, il existe aussi Garage Band sur Mac !
Telegram
Le dernier outil que j’utilise dans le cadre du podcast, c’est Telegram ! Un réseau proche de WhatsApp, Messenger ou Signal, mais que j’apprécie parce qu’au-delà des conversations ou des groupes, on peut y créer des canaux pour délivrer des contenus plus facilement que sur les réseaux sociaux.
Vous pouvez d’ailleurs publier du contenu exclusif, créer des groupes de soutien pour vos sessions de coaching, etc.
D’ailleurs, vous pouvez rejoindre notre communauté sur Télégram !
J’espère que cet article a pu vous aider à améliorer la gestion de votre activité en ligne. Vous pouvez retrouver de nombreux articles sur le blog pour développer votre business ! Venez me dire dans les commentaires, quel est votre outil chouchou du moment ?
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